少し前までは、メールマガジンといえばテキスト形式が主でしたが、最近はHTML形式が主流となっています。
メールを開けば、まるでどこかのホームページにアクセスしたかのような、カラーで写真やイラストも含まれた美しいページを閲覧することができます。
テキスト形式の頃は、スクロールしてもスクロールしても活字ばかり。読む気もせずうんざりして、配信停止の手続きをしていましたが、HTML形式はついつい見てしまいます。
何が言いたいかというと、人はある場合文字や言葉よりも図の方に惹きつけられるということです。
ここでは、テキストのメモよりも図解した方が望ましいシーンとその方法について考えます。
聞き取ってメモをする場合の図
聞き取りながらメモをする機会は常にあります。例えば講演会に参加した時、料理番組を見ている時、電話で報告を受けた時などです。
講演会でメモを取りながら話を聞く場合、ずっと文字を書くよりも要点を簡単に図にして書き取る方が理解しやすいことがあります。
原因と結果、問題と解決策など、矢印を付けることで関係性を明快にすることができます。
誰かに伝えるための図
誰かに業務の依頼をする際にも、図が役立ちます。
口頭で伝えるだけでは印象に残りづらい内容、例えば、関係各所にどの順番で連絡するか、どんな文書を作って欲しいかといった依頼は、メモに簡単な図を描きながら説明し、そのまま相手に渡すことで伝わりやすくなります。
複数の業務もわかりやすくなる
一度に複数の業務を行う場合も図が役立ちます。
例えば総務や人事の仕事の場合、複数の社員の入社や退社処理を行っていると、誰の手続きがどこまで進んでいるかが把握しづらくなることがあります。
そのような時には、個人別のまたは全体の手続きをチャート化しチェックをしながら作業すれば問題は解消されます。
複雑な情報もわかりやすくなる
複雑な情報、例えば業務のやり方が１つではなく何パターンもあり、それぞれにメリットやデメリットがある場合、言葉で説明するよりも図解する方が相手に伝わりやすくなります。
また、出張の予定を同行者に伝える時などは、日時や場所、持参する資料などを簡単な工程表にすることも良い方法です。
良くない例
13時に●●社を訪問します。Aの資料を持参してください。
そこには1時間ほどの予定で、その後14時半には●●社で打ち合わせの予定です。そこに持参するものは・・・
といった文章が延々と続いていれば、何ことやら分からなくなりそうですが、図になっていれば一目で予定を把握することができます。
考えを整理するための図
仕事の段取りをする際、頭の中で考えていることを整理するためにも図が役立ちます。
つまり業務のフローチャートを作成するということです。これは多くの人が行なっていることであり、またマニュアル内にも含まれることがあります。
図にすることで、業務の順番、またイレギュラーな事態が起きた時の対処法を整理して考えることができ、スムーズに行動をとることができます。
仕事だけによらず、オフの日でも１日にたくさんの用事を済ませなければならない時にも、このチャートを使うことができます。
まとめ
図は見ると理解しやすいだけでなく、書くことで考えを整理したり他の人に伝えやすくなるとても便利な方法です。
また、紙のメモだけでなく、ホワイトボードに書いてオフィス内で共有する図もあります。
トラブル発生時に迅速な対応が必要な職場では、連絡網が図化されて壁に大きく貼られている場合もあるでしょう。
図は、早く正確に行動する上で役立ちます。自分の業務を振り返り、いつもの文書の中で、図化することでもっと分かりやすくなるものはないか考えてみてはどうでしょうか。
そうすることで、文字数を減らしシンプルなものにすることができるかもしれません。メモの活用術として、可能なものは図化するという手段はぜひ試してほしい方法です。