席次は思っているよりも大事です。取引先やお客様を不快な思いをさせないためにも、席次をきちんと理解しましょう。
基本的に、席次は「出入口から遠いほど上座」になります。自社内ではなく他の場所や食事を伴う会合などもあるでしょうが、少なくても自社の応接室や会議室の席次は、完璧に覚えてください。
また、席順のことだけでなく、イスにも形や品質によって格があります。その席次にフィットするものを、必ず事前に確認して配置しておきましょう。
この章では、上記した席次の基本やお客様のご案内の手順などをマスターします。
席次とはその場の上下関係をあらわす
席次は、その場にいる方の相関関係・人間関係を表します。思っている以上に重要なことだと理解してください。
まずは、席次をきちんとマスターし理解することから始めましょう。
上座と下座
すべての席次や席順に共通して言及できることですが、取引先やお客様、目上の人などに出来るかぎり良質の席にお座りいただく中で、その部屋に関しては最上級の席を「上座」と呼びます。
上座に対して、目下の者やおもてなしをする側の席を「下座」と呼んでいます。下座は「末席」と呼ぶこともあります。
原則として入り口から一番奥にある席が上座となり、入り口に一番近い席が下座ということになります。
上座と下座の注意点
席次は、そこにいる関係者の上下関係をひと目でわかる状態にしなければいけません。
席次を間違えるのはその方のポストやステータスを無視するのと同じ意味になってしまいます。
もちろん、お客さまには上座をお勧めしし、あなた側は下座に座ることになります。
席次の原則は、出入口から遠いほど上座です。人の出入りが多い入口側では落ち着けませんし、冷暖房の具合も適切であることがその理由です。
しかし、応接室ではなくてオフィスの一角だったりすると、ロッカーや荷物などがあり、奥側の方がゴチャゴチャとして落ち着かないこともあり得ます。
その際には、荷物などが見えない席を上座としても仕方がないでしょう。そういった状況が分かっている場合には、前もって上座に格の高いイスを配置しておくことが必要です。
応接室のある会社では、普段から応接室内の席次を把握しておきましょう。
こんなときどうする？
お客様をお迎えする際には、自社でお迎えするとばかりは限りません。社外で迎えるという場面も少なくないはずです。
例えばレンタルスペースの部屋だったりホテルのロビーと言うこともあるでしょう。また、レストランや料理屋さんでの接待なども考えられます。
そういった場合には、前もって事前調査して席次の確認をしておくと失敗せずにすみます。
レンタルスペースの部屋なら奥の席へご案内しホテルのロビーなら肘掛けのある一人用のソファー、料理屋さんの個室なら床の間の前へご案内するなどと、事前にシュミレーションをしておきましょう。
応接室やホテルのロビーに限らず、会議室などでも椅子にも格があることを知っておいた方が良いでしょう。
悠然とくつろいで座れる椅子なら上座です。相手が一人だとしても、悠々とリラックスできる長イスのソファーをおすすめするのも正解です。
そのほかにも、肘掛けがのあるなしや、背もたれのあるなしなどで、椅子の格を判断するのも良い方法です。
応接室での席次
応接室の席次は、応接室の出入口から一番奥の席が上座になります。
お客さまが気を使って手前に座った時は、「どうぞこちらへ」などと声をかけて奥の上座へ促してください。
応接室ではなくて、オフィスの一角を応接コーナーにしているような会社では、事務机やロッカーなどが見えるのは、いくら上座でもあまり良くありません。
そういった箇所が見えない席を上座とするくらいの臨機応変さは必要です。
基本的な席次
打ち合わせや会議、また接待などの型式とは関係なしに、基本的な席次は、出入口に一番近い席が下座で対角線上の一番奥が上座です。
何人かがいる場合には出入り口側の一番手前⇒一番奥⇒真ん中の順で役職の低い順番です。
お客様側は、迎える方の向かいで同じく一番手前⇒一番奥⇒真ん中の順で役職の低い順番です。
また、オフィスの一角に応接コーナーがある場合は、デスクから近い方が下座にになります。
会議室にお招きする場合の席次
自社の会議室に、取引先やお客さまをご案内した場合は、上記の基本の通りの席次です。
入り口側に自社の社員、その向かい側にお客様という並びで、いずれも手前が一番役職の低い者で、中央が役職の高い者になります。
応接室にお招きする場合の席次
応接室では、出入口から一番遠い席が上座です。１人掛けの椅子よりソファーの方が上席ですので、ソファーの一番奥が上座になります。
奥から役職の高い方から順番に座っていただきましょう。
応接室への案内
大抵の場合、取引先やお客様をご案内するのは応接室ですよね。
応接室へのご案内もルールがありますので頭に入れておきましょう。
応接室に到着したら
応接室の前に着いたら「こちらでございます」と一声かけてから、部屋の中にご案内します。
来客の多い会社ですと、使用中であったり掃除がまだだったりすることもあります。
使用中なら、すばやく他の応接室へご案内し、散らかった状態ならお客様に若干お待ちいただいて手早く片づけましょう。
応接室へお通しする
お客さまを応接室へご案内するときには、ドアが外開きか内開きかで違います。
ドアが外開きの場合は、戸を開けてお客さまを先に入室していただくようにします。
内開きの場合は、あなたが先に入室し、ドアを押さえた状態でお客さまに入室していただきます。
上座に導く
お客様は、もちろん上座へご案内します。上座へ座っていただいた後、「担当の〇〇はすぐに参りますので、少々お待ちくたさい」とお伝えし、会釈をして退室します。
その後すぐに担当者へ連絡しましょう。
まとめ
席次は重要です。人間関係や上下関係そのものだからです。お客様も、スムーズに案内され、席次もきちんとしていると、案内人のあなたの株も上がりますし、会社の評判も上がります。
だからこそ、席次の重要度を理解し、きちんとマスターしましょう。