取引先やお客様と対面して会話するのが苦手な人は多いものです。苦手まではいかなくてもうまくいかないという方はもっと多いかもしれません。
しかし、ビジネスですから対処法を考えなければいけませんし、商談もまとめないとダメですよね。
まずは軽い会話で相手との壁を取り除く必要があります。それには笑顔が一番ですし元気に挨拶するのが有効です。
また、天気の話やニュースの話、グルメ情報など、話題になっていることを常に知っておくことも大事です。もし話題もなくて話すことがなくなってしまったら、相手に質問するのも手段としてはアリです。
ここでは、会話や自己紹介の基本をお伝えしますから、ぜひマスターしましょう。
会話がうまくいくためには
何事もそうですが、挨拶や会話も場数を踏んで練習していけば自信がついてきます。まずは、さわやかな笑顔と元気ある挨拶から練習していき、少しずつ慣れていきましよう。
慣れは大切です。友人や家族と緊張せず話せるのは、相手に慣れているからです。
ビジネス会話も同じで、慣れるためにはどんどん挨拶し、世間話でも良いので話をすることです。商談前であれば、場が和むような普通の世間話で十分です。
相手に質問をしてみるのも会話がつながりやすくて良いと思います。どんな人でも初めて会う人には警戒するものです。仕事関係者ならばより一層そうでしょう。
しかし、会話はお互いの関係を円滑にするビジネスに不可欠なツールです。
言葉だけが会話じゃない
会話は、なにも言葉だけで行なうというものでもありません。例えば、アイコンタクトをキープすることや、バラエティーに富んだ表情で情報を伝えることなどです。
視線を保つことで製品やサービスや企画に対する意欲や自負を伝えることができますし、視線をそらしてしまえば自信がないように映ります。
そしてバラエティーに富んだ表情というのは、相手の気持ちをこちら側に向かせることができますし、意欲の強さを打ち出すことができます。
こうした言葉以外の動作というのも、ビジネス会話のときには大切なファクターになります。日常会話の時には普通にできていることが、ビジネス会話の中ではうまく機能させられないといったことがよくあります。
普段から、アイコンタクトや表情を意識してみましょう。
ビジネス会話の基本
商談に入る前には色々な準備があるでしょうが、上記2点は必ず気に留めましょう。
また、
- 何を話したいのか
- 何をアピールしたいのか
ということよりも相手が、
- 何を聞きたいのか？
- 何を望んでいるのか？
ということを意識して会話を組み立てることが重要です。
相手が納得する会話は、簡潔な中にも以下の要素がきちんと盛り込まれているものです。
- いつ
- どこで
- だれが
- どのように
- なぜ
- いくつ
- いくら
自分の会話の中には、いつもこれらの情報がセットされているか常に確認しましょう。
実用性が高い話題と避けるべき話題
どんな場面でも使いやすい話題は、「天気」「季節」「ニュース」が定番です。
他にも、「スポーツ」「自然環境」「グルメ」などの話題も場が和らぎますし妙な間は生じにくいと思います。逆に避けるべき話題は、「宗教」「思想」「政治」「プライバシー」などです。
また、意外と嫌われるのが「忙しいことを強調」する会話です。気をつけましょう。
話すのが苦手な人は
ビジネス会話の得意不得意の以前に、話すこと自体が苦手な人もいると思います。
そんな方にとって対面で会話することは大変なことかもしれませんが、とにかく頑張って慣れることです。
少しずつでも前へ進みましょう。
人見知り
一般的な人でも、初めての人や慣れていない人はに警戒するものです。まして人見知りの人が、初めての人と自然に会話をすることなどなかなか難しいでしょう。
しかし、ビジネスの現場では多くの人と会わなければいけませんし会話しなければいけません。人見知りの人がそこを越えるにはとにかく慣れる必要があります。
慣れるためには場数を踏むことですが、最初からお客様と場数を踏むことを考えずに、出入りしている業者の営業マンとか、宅配のドラーバーとか、話しやすそうな人に積極的に声をかけて会話してみるのが効果的です。
会話すること自体になれてしまえば良いのです。とにかくまわりの話しやすそうな人に声をかけて会話することから始めてみましょう。
話し下手な人
話し下手な人は、実際は自分でハードルをあげてしまっている人が多いです。つかみは面白くなくてはいけないとか、商談の内容はスムーズにとか、自分で自分を追い込んでいるパターンが数多く見られます。
会話が下手でもかまわないのです。話題ならネットニュースや新聞を読めばいくらでもありますし、商談だって簡潔に要点を伝えるということさえ守れば、下手なりに一生懸命話せば相手も分かってくれます。
話が下手だからと悩んでいる方は、このように考え方を少し変えてみると意外とすっきりと会話できるようになります。
自己紹介のイロハ
社会人になると自己紹介をする機会が驚くほど多くなります。取引先やお客様にもそうですし、自社でも新規のプロジェクトメンバーや他部とのミーティングなどです。
どうせ自己紹介をするなら、少しでもアピールポイントを表現して覚えてもらった方が良いでしょう。
自己紹介のやり方やポイントをお伝えしますので参考にしてください。
新規顧客への自己紹介
新規顧客には、もちろん名刺を渡しますから名前は分かってもらえると思います。
そのほかにも以下の項目を伝えると良いでしょう。
- 自社の詳しい営業内容
- 自分の担当領域
- 自分の仕事の担当内
- どんな対応ができるか
すべて伝えなくても、相手によって2つか3つを組み合わせて使えば大丈夫です。
例えば、以下のように相手に喜ばれそうなところをアピールしましょう。
例文
「この地域はいつも営業で回っていますので、ご連絡いただければすぐに伺います」
「○○の対応は当社の一番得意なところです」
もちろんそのように自己紹介をしたならば、実際に何かあった際にはどんなことをしても実行するという覚悟を持つことが前提です。
自己紹介のポイント
会社員としての自己紹介は、就職面接の時のような自己紹介とは意味合いが違います。あなたのことを、取引先やお客様に知ってもらうための自己紹介です。
長くダラダラと自己表現するのではなく、簡潔でわかりやすくハキハキと自己紹介するのが良いでしょう。
基本的には、背筋を伸ばしてまっすぐ前を見てわかりやすいスピードと口調で話すことが大事です。明るい表情は基本中の基本です。
1対1の場合は相手の目を見て、何人かの前で自己紹介するケースでは、一点ではなく全体に視線を送る心配りが必要です。
具体的な自己紹介の流れ
自己紹介には基本的な流れがあります。挨拶⇒名前⇒コメント⇒挨拶⇒お辞儀という流れです。
やはりコメントが一番重要でしょう。顔と名前を覚えてもらわなければ話になりませんので、コメント部分で印象を強く持ってもらうことが一番簡単な方法です。
名前の由来、出身地、部活、趣味などの中から一番話しやすく印象に残りそうなエピソードなどを簡潔に話してみるのが良いと思います。意外と、出身地や部活、趣味などは、相手の反応も良い場合が多いです。
まとめ
会話と自己紹介の基本は以上の通りです。会話が苦手な方も多いのですが、どんな職業であれそこはクリアしなければならない部分です。
とにかく慣れることが一番大事です。頑張っていろんな人と会話することに慣れ、最終的にはビジネスでの対面会話にも自信が持てるように頑張りましょう。
