ビジネスシーンにおいてアラート・リマインドなど、英語由来のカタカナ語が浸透していますよね。
「リマインドメール」とはリマインドを目的とするメールであり、主として期限の確認や注意を喚起する場合に使われます。
当記事ではリマインドメールの正しい意味・使い方・使用シーンなどを紹介しますので、ぜひ最後までお読みください。
リマインドメールの意味を解説！
はじめにリマインドメールとはどんな意味を表すのか解説します。
ニュアンス・使用時の狙いなどについても合わせて把握しましょう。詳細は以下の通りです。
リマインドメールとは
リマインドメールとはリマインドを目的としたメールであり、受信者に期限や用件を思い出させる、もしくは注意喚起するためのもの。
たとえば部下に期限のある仕事の指示を出していたり、下請けに納期付きの業務を発注していたりといった場合が代表的です。
やんわりとプッシュするのがポイント
リマインドメールの趣旨・目的は、いわゆるリマインダーの役割を果たすこと。
用件は簡潔に伝え、相手を追い詰めるような表現は避けましょう。
というのも期限・納期に追われるあまり、業務のパフォーマンスや品質の低下につながるおそれがあるためです。
リマインドメールの上手な使い方を紹介！
紹介した意味を踏まえ、リマインドメールの具体的な使い方についても紹介します。
3つのポイントに分けて紹介しますので、参考にお役立てください。
件名が明快
先述したように、リマインドメールの趣旨は相手に対するリマインド・注意喚起です。
優れたリマインドメールは件名に用件・期限などが明記されているため、本文を読む前に要旨を推察できます。
自分がリマインドメールを送信する場合は、明快な件名を心がけましょう。
概要・要旨を把握しやすい
良質なリマインドメールは概要・要旨も明快です。
件名を参照した上で概要・要旨をチェックすれば、取り組むべき課題も一目瞭然。
リマインドすべき内容について、【要旨・詳細】のように強調して記述するといっそう親切です。
配慮が感じられる
リマインドメールは取立・督促の類ではありません。
あくまで備忘を目的としたメールであり、不快感やプレッシャーを与えるのはNG。
リマインドメールを作成する際には継続的・建設的な対人関係を想定し、配慮ある文面を意識しましょう。
リマインドメールの事例・例文をチェック！
紹介した意味・使い方に基づき、リマインドメールの事例・例文をピックアップします。
詳細は以下の通りです。
件名の例
・【3/29まで】事業部別ヒアリングシート作成のお願い
・下半期課題達成状況確認シート 提出リマインド
・（再送）アンケート回答のお願い
構成の例
（挨拶）
社外の場合…お礼の一言に続き、社名・部門名・氏名を名乗る
社内の場合…部門名・氏名を名乗る
（本題）
要旨を簡潔に述べる。具体例や詳しい記述が必要な場合は、
【要旨】…期限・用件など
【詳細】…具体例・記述要領など
のように区別するとよい。
（締め）
以上、ご多忙のところ恐縮ですが期限内の提出をお願いいたします。
リマインドメールを送る主なシーンは？
リマインドメールを送る主なシーンは、社内向けの場合・外部向けの場合とで異なります。
詳細は以下の通りです。
社内連絡の場合
社内連絡を想定したリマインドメールの主なシーンは業務タスク・提出物の期限や、来客・会議などが挙げられます。
詳細は以下の通りです。
業務タスク・提出物の期限
業務タスク・提出物の期限に関するリマインドメールとは、いわゆる締切についての注意喚起。
納期・提出期限を明示し、やんわりとアクションするように促す意味合いがあります。
来客・会議など
来客・会議などに関するリマインドメールは、スケジュールの備忘連絡です。
スケジュールに追われる中でも前日・当日にリマインドメールが届いた場合、うっかり欠席してしまうようなミスを防げます。
携帯電話のカレンダーリマインド機能に近い意味合いと考えて構いません。
外部連絡の場合
外部連絡のリマインドメールの主なシーンは採用面接・アポイントメントと、パーティー・イベントなどの出欠確認が挙げられます。
具体的な事例は以下の通りです。
採用面接・アポイントメント
採用面接・アポイントメントのリマインドメールは、面接・面談・商談などのスケジュールに関する注意喚起・念押しの内容です。
特に面接・商談は外部の相手とスケジュールを調整する分、齟齬がないように注意するのが欠かせません。
相手方からくどいと思われるリスクもあるものの、面接・商談が当日立ち消えになるような事態を避けるためにも効果的です。
パーティー・イベントなどの出欠確認
パーティー・イベントなどの出欠確認に関するリマインドメールは、期限内に出欠の意思表示がなかった場合に送られます。
いわゆる取立・督促ではなく、事務的な手続きとして再確認する趣旨であるのがポイントです。
リマインドメールに返信する際の注意点
リマインドメールに返信する際には、以下2点に注意すると好印象を与えられます。
詳細は以下の通りです。
早めに返信する
リマインドメールに対しては速やかに返信しましょう。
というのもリマインドメールの多くは、本来不要な手間であるためです。
送り主も好んで発信しているわけではありません。速やかに返信すれば、送り主の不安や心配の材料を減らせます。
返信時にお詫びの一言を添えると、いっそうスマートです。
ビジネスマナーに配慮する
リマインドメールの多くは事務的な内容であるものの、実際には用件のみのメールはわずかに限られます。
ビジネスマナーとして、最初と最後に挨拶の一文を添えるようにしましょう。
特に外部向けの場合は要注意。
会社名を背負って発信する責任を理解の上、失礼のない文面を整えましょう。
まとめ
携帯電話・スマホの普及により、リマインド機能は自分自身で完結できる場面が多くなりました。
一方で対人の面接・面談に代表されるスケジュールは双方の都合による流動性も高く、人的なメールのやり取りは依然として欠かせません。
当記事で紹介した内容を参考に、ぜひリマインドメールを正しく活用しましょう。