社会人ともなれば、多くのビジネス文書を取り扱うことになります。
ビジネス文書は、相手や分量や機密性などを考慮していろいろなツールを使用することとなります。
- 取引先に出す文書
- 上司に出す文書
- 初めての相手に出す文書
上記のように誰に出す文書なのかによって、格式の高い紙文書からメールやFAXなどを使い分けなければなりません。取引先なら、相手の会社のフォーマットに添わなければいけない場合もあります。
また、個人情報や機密情報などには十分注意を払わなくてはいけませんし、緊急性も考慮に入れます。画像などがあるかもしれませんね。
ビジネス文書は、相手や内容によっていろいろと使い分ける必要があります。そんなビジネス文書の使い分けの基本をマスターしましょう。
ビジネス文書の基本
ビジネス文書は、その内容や相手によって使用するツールも違いますし、書き方も違ってきます。
ここでは、ビジネス文書の基本をお伝えします。
文書ツールは性質を考慮してチョイス
ビジネスで使用する文書には、基本的に紙文書とメールとFAX があります。もちろんどういった文書でもこの3つのツールの中から使いやすいものを選んで使うというわけではありません。
たとえば契約書や見積書、企画書や案内書などの大切な書類や案内状は紙文書を使用します。
また、急ぎの連絡や地図などすぐに見てもらいたいものはFAXを、一般的な連絡やデータを送る場合はメールやチャットツールという風に使い分けることが必要です。
たいていに場合、会社ごとにフォーマットが決まっていると思いますので、適切なものを選ぶことでツールの選択ミスによるトラブルは防げるでしょう。
現在は公的な文書をメール添付で送る事例も増えています。メール添付か紙文書かといったところは、送り先との関係性や文書の程度で判断すれば良いと思います。
ビジネス文書の書き方の基本
ビジネス文書の書き方には5つの基本がありますので覚えておいてくださいね。とくに「先に結論を書く」というのは見落としがちです。
グダグダと長い文章で結局何を言いたいのかハッキリしない内容になる方は多いので気をつけてください。
紙文書？メール？FAX？シチュエーション別ビジネス文書使い分け
ビジネス文書には、紙文書・メール・FAXがあるとお伝えしましたが、ではどんな場面でそれぞれを使い分ければ良いのでしょうか？
紙文書・メール・FAXの向き不向き
まずは紙文書に向いているものをあげます。契約書、見積書、企画書、依頼書、案内状、礼状、詫び状、督促状などです。紙文書に向いていないものは、緊急性を最重要とすべきものです。
次にメールですが、向いているものは、緊急性があるものや大量のデータファイルなどを送りたい場合です。
ただし、緊急の用件の際には、電話確認もした方が良いでしょう。向いていないものは、オフィシャルな文書やデータサイズが大きすきるものなどです。
最後にFAXですが、 向いているのはメールと同様に緊急性の高いものや、簡単な地図などです。向いていないものは、秘匿性の高い文書や写真などです。また、ボリュームの多いものも向いていません。
紙文書・メール・FAXのメリット＆デメリット
紙文書は、ビジネス文書の中では一番と格が高いです。重要書類を中心に、取引先や上司など目上の人へ向けては最も適しています。
デメリットとしては、急ぎの用件の場合に、郵送では時間がかかり過ぎるという点です。
メールのメリットは、相手が多忙だとしても、都合のよい時に確認してもらえることです。デメリットは、逆に確認してもらえたかどうかが、こちらでは把握できないことです。
FAXのメリットは、とにかく緊急性が高い場合に即相手に伝わる点です。デメリットは、FAX機から出力された文書は、誰の目にも触れてしまうことです。また、写真などを送信することにも向いていません。
紙文書とメール文書とFAX文書の基本
紙文書とメール文書とFAX文書の書き方や送り方の基本をお伝えします。
それぞれの文書に基本ルールがありますので性格を理解し使い分けましょう。
紙文書の書き方
ビジネスにおける紙文書の書き方の基本は、その用件を明瞭にすることです。
ビジネスにおける情報の受け渡しや、方向性のの確認などのために作成される文書ですから、情報の伝達と記録がはっきりとしていなくてはなりません。
紙文書は、その案件を共有するすべての人に、情報を間違いなく伝え記録し、そして保存しておくことができます。紙文書は用件・目的・結果等を簡潔明瞭に記録することが大事です。
メール文書の書き方
基本的には、メール文書でのやり取りは相手の顔は見えません。だからこそ、書き方の構成はキチンしていないといけません。
メール文書の構成は概ね5つに分かれます。
短い文の中に、内容が分かるような件名が良いです。重要な内容の場合には【緊急】【重要】などを入れて目立たせましょう。
社名、部署名、氏名、役職を間違えないように書いてください。
「いつもお世話さまです」などが一般的です。
紙文書と同じように、ダラダラと長くならないように、簡潔に用件を書いてください。
結びは要件をまとめる感じがベストです。会社名、部署名、名前、住所、電話、メールアドレスを書いてください。署名は定型にして作成しておく方が良いでしょう。
FAXの書き方＆送り方
FAXは電話より用件が正確に伝わりますし、本人が不在でも大丈夫という点と、即効性があることが長所です。
FAXを送信する際には、FAX送信票をつけて出しましょう。
FAX送信票には、相手先の会社名と担当者名、こちら側の会社名と氏名、電話とFAX番号、さらに日付と送信枚数を記入してくださいね。これも定型のテンプレートを作っておきましょう。
送信後は、頃合いを見はかり無事に届いているか電話で確認する方が良いです。その際には、すべての枚数が届いているか、読みづらい箇所はないかを聞きましょう。
注意点として、FAXは多くの人の目に触れるので、秘匿性の高い文書や重要な文書などには使用しないようにしてください。
まとめ
ビジネスをする上では、紙文書・メール文書・FAX文書を場面によって使い分けなければならないことは理解できたと思います。
ビジネス文書使い分けの基本をマスターすることで、業務もスムーズにすすめることができるでしょう。
